档案利用

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企业积极收集著录档案，是为了利用档案为企业发展做出贡献。档案利用的目的主要体现在了解企业历史和发展、支持企业决策、维护企业合法权益、促进企业文化建设以及提高工作效率和管理水平等方面。

一、企业档案利用的目的

1、提高工作效率和管理水平

通过档案管理，企业可以规范员工文件的使用、保存和归档行为，避免因个人原因造成文件丢失或损坏。同时，档案管理还能提供快速的数据支持，节省不必要的时间成本，提高工作效率和管理水平。

2、支持企业决策

企业档案中包含了丰富的市场、竞争对手、客户需求等信息和数据。利用这些档案，企业可以分析市场趋势，了解消费者需求，评估竞争对手情况，从而做出更加科学合理的决策。

3、维护企业合法权益

企业档案管理可以保存企业与客户、供应商、合作伙伴之间的交易记录和重要文件。在出现法律纠纷时，这些档案可以作为有力的证据，维护企业的合法权益。

4、了解企业发展历史，促进企业文化建设

企业档案记录了企业的历史和发展过程，包括企业成立的时间、发展阶段、重要事件等信息。通过对企业档案的整理、分类和编研，可以更好地展示企业的历史文化特色和价值观，有助于增强员工的归属感和凝聚力，还能提升企业的品牌形象和竞争力。

二、电子档案管理系统档案利用的优势

1、检索高效便捷和精准

电子档案通过计算机系统进行存储和检索，支持关键词、全文检索等多种检索方式，能够精确快速地定位到所需信息，无需等待传统的档案查找和调阅过程，极大地提高了工作效率。

2、存储容量大

 电子档案以数字形式存储，不受物理空间限制，可以存储大量档案信息，且易于扩展和管理。

3、信息共享性强

电子档案可以通过网络进行传输和共享，使得档案信息不再受地域限制，方便不同部门、不同地区的用户同时使用和访问，提高工作灵活性。

4、易于备份和恢复

 电子档案可以进行定期备份，确保数据安全。同时，在发生数据丢失或损坏时，可以迅速从备份中恢复数据，减少损失。

5、绿色环保

电子档案减少了对纸张、油墨等资源的消耗，降低了环境污染，符合绿色、低碳的环保理念。

6、易于统计分析

 电子档案系统可以自动统计和分析档案利用情况，为档案管理提供数据支持，帮助优化档案管理和服务。

7、安全性提升

虽然电子档案面临一定的安全风险，但通过采用加密、权限管理等安全措施，可以确保档案信息的安全性和保密性。

三、电子档案管理系统档案利用模块功能介绍

档案利用模块的功能包括：档案检索、全文检索、暂存箱、借阅申请、借阅管理、借阅丢失管理、档案利用反馈。

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